Videotelefonate sind für uns längst zu einem alltäglichen Hilfsmittel geworden, auf das man nicht mehr verzichten will. Dabei ist es unerheblich, ob man beruflich oder privat vor die Kamera tritt. Damit das nächste Onlinegespräch ohne unerwünschte Effekte und Störungen auskommt, sollte man sich passend vorbereiten.
Die Technik muss zum Anlass passen
Nicht jedes Videotelefonat kann mit dem gleichen Technik-Setup bewältigen werden. Hat man eine größere Gruppe von Menschen in einem Konferenzraum versammelt, um ein größeres Meeting abzuhalten, profitiert man eher von einem Konferenzlautsprecher mit mehreren Mikrofonen. So wird nicht nur sichergestellt, dass die verschiedenen Gesprächsteilnehmer auch verstanden werden, sondern auch die Lautstärke der Anrufer passend zu hören ist. Während einer einzelnen Person ein kleiner Bildschirm genügt, kann eine Gruppe von Personen einen großen Monitor oder eine Leinwand benötigen, auf der sich mehrere Gesprächsteilnehmer nebeneinander einblenden lassen. Man sollte sich also vorab im Klaren darüber sein, wie viele Teilnehmer vorhanden sind und welche Ansprüche man an das Technik-Setup stellt.
Einen Test mit dem eigenen Technik-Setup durchführen
Vor dem eigentlichen Videotelefonat sollte man das eigene Technik-Setup testen. Viele Programme bieten integriert eine automatische Testfunktion an. Sollte das Wunschprogramm wider Erwarten keine Testoption besitzen, kann man vorab mit einem anderen Gerät wie einem Laptop oder Tablet eine Testverbindung einrichten. So lässt sich ausprobieren, ob alle technischen Komponenten wie gewünscht funktionieren. Damit lassen sich unnötige Überraschungen zum vereinbarten Videotelefonat vorab ausschließen.
Teilnehmer rechtzeitig über das Videotelefonat informieren
Besonders im beruflichen Rahmen sollten alle Teilnehmer rechtzeitig über das angesetzte Videotelefonat informiert werden. Kurzfristige Einladungen können schnell mit anderen Terminen kollidieren oder zu unnötigem Stress im Arbeitsalltag führen. Im schlimmsten Fall verpasst ein wichtiger Teilnehmer die Einladung vollkommen. Doch auch im privaten Rahmen sollte man nicht davon ausgehen, dass der gewünschte Gesprächsteilnehmer immer uneingeschränkt Zeit für spontane Videotelefonate hat. Hier kann man zwar gern kurzfristiger nachhaken, ob jemand verfügbar ist. Vereinbart man jedoch vorher einen Termin, kann man sich sicher sein, dass der gewünschte Gesprächspartner auch erreichbar ist.
Auf die passende Umgebung kommt es an
Dunkle Räume eignen sich ebenso wenig für Videotelefonate wie Räumlichkeiten, in denen Stimmen hallen. Auch sollte man darauf achten, was im Rahmen der Kamera zu erkennen ist, wenn man einem Telefonat beitritt. Insbesondere in Zeiten des Homeoffice sollten Anwender darauf achten, ihre Privatsphäre zu schützen und keinerlei persönlichen Gegenstände im Hintergrund der Aufnahme erkennen zu lassen. Im privaten Umfeld kann man sich bewusster dafür entscheiden, was jemand sehen sollte oder nicht.
Der Zweck des Videotelefonats sollte im Vordergrund stehen
Ist der Zweck des Videotelefonats nur, sich mit jemanden im privaten Rahmen auszutauschen und miteinander zu sprechen, bedarf dies keiner großen Vorbereitung. Hat man jedoch konkrete Punkte, die man mit einer Gruppe privat oder beruflich erarbeiten will, sollten zumindest die wichtigsten Eckpunkte vor dem Telefonat abgesteckt worden sein. So verhindert man, dass Gesprächsteilnehmer zu ziellos vom Gesprächsthema abweichen und sich Videotelefonate ungeplant in die Länge ziehen können. Ein grober Orientierungsrahmen kann die Produktivität eines Videotelefonats erheblich steigern, da alle Teilnehmer sich daran entlang hangeln können, sollte der Gesprächsfaden doch ungeplant abhandenkommen.
Räume deinen Desktop auf, wenn du Desktop-Sharing nutzen möchtest
Soll während des Telefonats auf Desktop-Sharing zurückgegriffen werden, um anderen Gesprächsteilnehmern etwas zu zeigen, empfiehlt es sich diesen vorher aufzuräumen. So findet man nicht nur direkt, was gesucht wird, sondern gewährt auch nicht versehentlich Einblicke in etwas, das man nicht mit Kollegen oder Vorgesetzten teilen will. Vor allem, wenn Geräte eigentlich privat genutzt werden und nur auf ein Videotelefonat im Homeoffice ausgewichen wird, sollte man berufliches und privates hier so sauber voneinander trennen, wenn das möglich ist. Aber auch im privaten Rahmen kann eine zusätzliche Überprüfung des Desktops anzuraten sein.
Störgeräusche während des Videotelefonat vermeiden
Wenn möglich, sollten Störgeräusche während des Telefonats vermieden werden. Leider ist das in der Praxis nicht immer umsetzbar, da keine Person allein Kontrolle darüber hat, wann wo welche Bauarbeiten durchgeführt werden. Doch zumindest kann man andere Personen vorab darüber informieren, dass man zu diesem Zeitpunkt nicht zu sprechen ist und versuchen Fenster zu schließen, um Baustellenlärm auszusperren. Mikrofone, die Störgeräusche herausfiltern, können ebenfalls von Vorteil sein, funktionieren jedoch häufig nicht perfekt oder sind in der Anschaffung teurer.
Mikrofon richtig positionieren
Mikrofon ist nicht gleich Mikrofon. Damit Gesprächsteilnehmer einen gut verstehen können, sollte man daher auf das eigene Mikrofon achten und dieses mit dem richtigen Abstand zum eigenen Mund platzieren. Je näher man das Mikrofon an den eigenen Mund bringt, desto weniger Raumhall wird von dem Mikrofon erfasst und desto verständlicher wird die Übertragung. Ist man dem Mikrofon jedoch zu nahe und positioniert es direkt vor dem Mund, nimmt es auch Windgeräusche vom Sprechen selbst auf. Bei einem Headset sollte der Mikrofonarm daher so eingestellt werden, dass das Mikrofon mit wenigen Zentimetern Abstand vor dem Mund in der Luft schwebt. Bei Bartträgern sollte darauf geachtet werden, dass auch die Barthaare Abstand zum Mikrofon wahren. Da sich diese während des Sprechens mitbewegen und sonst Störgeräusche in der Übertragung verursachen können.
Großmembranmikrofone mit Popschutz etwa positioniert man am besten direkt vor sich. Man hat den richtigen Abstand gewähl, wenn zirka 10 bis 15 Zentimeter Abstand zwischen Mund und Mikrofon gegeben sind. Kann man sie dort nicht platzieren, da sie die Tastatur verdecken würden, kann man sie geringfügig zur Seite schieben. Idealerweise sollte das Mikrofon dabei auf Mundhöhe verbleiben, da die Schallwellen so geradewegs auf das Mikrofon treffen. Besitz das Mikrofon keinen Popschutz, kann man es leicht neben sich positionieren. So verhindert man, dass der Wind von P- oder T-Lauten ungebrochen auf das Mikrofon stößt.
Passe dein Kommunikationsverhalten der Technik an
Gerade mit mehreren Gesprächsteilnehmern oder langsamerer Internetverbindung kann es schnell zu Verzögerungen in der Übertragung kommen. Bevor man jemanden in einem Satz abschneidet, sollte man daher darauf achten, solche Übertragungsverzögerungen zu berücksichtigen. Es hilft einen Moment länger innezuhalten, ob ein Gesprächsteilnehmer seinen Teil tatsächlich gesagt hat. Auch sollte damit gerechnet werden, dass eine Verbindung schon einmal stocken kann. Dann kann ein Teil eines Satzes des Gegenübers vielleicht nicht beim ersten Versuch durchkommen. Hat man etwas nicht verstanden oder ist sich nicht sicher, ob das Gegenüber jede Information gehört hat, kann man selbst um eine Wiederholung bitten oder den anderen Gesprächsteilnehmer noch einmal zusammenfassen lassen, was ihn erreicht hat.
Gesprächsprotokolle können im Videotelefonat Wunder wirken
Besonders wenn man wichtige Entscheidungen während eines Telefonats trifft, sollte man Wert auf ein Gesprächsprotokoll und einen Protokollführer legen. Alternativ lässt sich ebenso das Telefonat aufzeichnen, um ein Transkript aus der Aufnahme heraus zu erstellen. Mithilfe solcher Protokolle kann man auf die wichtigsten Informationen aus einer langen Unterredung zurückgreifen. So läuft man weder Gefahr im Eifer des Gefechts etwas Wichtiges zu vergessen noch etwas miteinander zu verwechseln. Das kann auch im privaten Rahmen von Vorteil sein. Etwa, wenn man sich zu einer Geschenkeauswahl oder Partyplanung für jemanden trifft. Auch dann können mitnotierte Stichpunkte im Nachhinein einen guten Überblick über getroffene Absprachen bieten. Etwaige Missverständnisse lassen sich so rechtzeitig verhindern.
Setze dich selbst dem Anlass entsprechend in Szene
Ein Telefonat im privaten Rahmen hat andere Ansprüche an die Kleiderordnung als ein berufliches Videotelefonat. Auch unterscheiden sich hier Ansprüche von Branche zu Branche und nach Gesprächsteilnehmern. Hat man eine Videokonferenz mit Kollegen und Gesprächspartnern ist ein professionelles Auftreten empfehlenswert. Dabei spielt es keine Rolle, ob man sich aus dem Homeoffice oder aus dem eigenen Büro zuschalten lässt. Vielmehr sollte der Anlass und die teilnehmenden Gesprächsteilnehmer den Ausschlag geben.
Nicht durch gespiegeltes Vorschaubild irritieren lassen
Wir Menschen sind es gewohnt, dass wir uns selbst in einem Spiegel gespiegelt sehen. Viele Kamerasysteme zeigen in einem Vorschaubild daher auch eine gespiegelte Ansicht der Kameraübertragung für uns an. Sie entspiegeln diese jedoch für andere Gesprächsteilnehmer. Wer also ein beschriftetes Plakat oder Whiteboard benutzt, sollte sich davon nicht irritieren lassen und die Übertragung nicht manuell spiegeln. So läuft man schnell Gefahr, dass andere Teilnehmer nichts mehr lesen können. Ist man sich unsicher, ob die Übertragung richtig herum stattfindet, kann man sich zu Beginn des Telefonats einmal bei den anderen Teilnehmer rückversichern, ob alles zu erkennen ist.
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